Los sistemas de ERP son fundamentales para la correcta planificación de los recursos empresariales.
Por ese motivo, para cualquier tipo de empresa resulta una gran inversión contar con este tipo de programas para aumentar la productividad. Sin embargo, muchas veces nos centramos demasiado en los objetivos y olvidamos que se necesitan varios ítems antes de embarcarse en la incorporación de softwares de gestión, sobre todo para el ámbito académico o educativo.
Hoy os presentaremos varios errores que se cometen en la incorporación de sistemas de ERP que debemos tener muy presentes para lograr un correcto desarrollo de sus funcionalidades:
1. Lo primordial al conseguir un nuevo ERP es comprender que es un sistema nuevo que necesita dedicación y tiempo para ajustarse. En relación a eso, es importante que se realice una formación a aquellos empleados que van a utilizarlo para que sean capaces de emplearlo correctamente y optimizar sus funcionalidades. Más adelante veremos cómo organizar sus usos.
2. Otro concepto que debe quedar claro es que no sirve cualquier software de ERP. Cada empresa o centro educativo es único y característico, por lo que no se debe esperar que aquel ERP perfecto para una empresa o escuela sea útil en la tuya. La mejor solución es encontrar el software que se adapte mejor a ti sin requerir especificaciones concretas que pueden encarecer el precio de forma sustancial.
3. Siguiendo esta última idea, se nos presenta otro problema en el uso de programas de ERP. Todos conocemos la regla del 80/20, es decir, la mayoría de empresas y centros educativos emplearán únicamente el 20% de las funcionalidades que ofrece este sistema. Debes tener en cuenta desde un inicio para qué lo quieres y qué vas a necesitar y, entonces, encontrar aquel que te ofrezca el máximo según tus necesidades. Este concepto, que puede parecer tan obvio, es muy importante. Para la mayoría de centros puede resultar muy confuso contratar un sistema que sea excesivamente complejo para su propósito y, para evitar posibles errores de gestión, es preferible tener muy clara la utilidad que quieres darle y formar en consecuencia al personal.
4. Por esta razón destacamos el último error más común: no tener documentados los pasos y la metodología. Es vital tener registrada toda la metodología que se ha acordado para el correcto uso del sistema, tanto para el presente como para el futuro y nuevas incorporaciones. Además, a medida que el centro vaya creciendo, también lo harán las necesidades y los usos que requiera de este software. Por esa razón, anotar los pasos para la correcta practicidad del sistema facilitará su utilización y homogeneizará el resultado.
En conclusión, quizás lo más importante en el momento de elegir el software ERP no sea la cantidad de funciones que te permite realizar, sino que las funciones que realice se adapten a tus necesidades. De nada te sirve tener un ERP impresionante que te permite hacer miles de acciones si no vas a usarlas, supone una pérdida de dinero y recursos. Encuentra aquel software que realice el mayor número de funciones que necesitas y contrasta antes para qué lo vas a usar con aquello que ofrece.
